Systemkatalog

Suchen Sie sich Ihr System aus

12 Systeme, die wir bauen. Jeder Eintrag nennt den Auslöser, den Ablauf, die Stelle für die menschliche Übergabe und ausdrücklich das, was das System nicht tut. Was passt, fragen Sie direkt an.

So liest sich ein Eintrag

Wie ein System bei Ihnen ankommt

Jeder Eintrag im Katalog beantwortet dieselben vier Fragen. Am Beispiel des Systems, mit dem die meisten anfangen.

Auslöser
Woran Sie Ihren eigenen Alltag wiedererkennen.

Eine Anfrage trifft ein, über Formular, Portal, Mail oder Telefon.
Ablauf
Vier Schritte, die das System selbst erledigt.

Aufnehmen, Rückfragen stellen, einordnen, weiterleiten.
Übergabe
Die Stelle, an der ein Mensch entscheidet.

Sobald Bedarf, Budget und Zeitrahmen geklärt sind, geht der Vorgang an Ihr Team.
Nicht im Zug
Was das System ausdrücklich nicht tut.

Keine Preiszusagen, keine Zusagen zu Verfügbarkeiten.

Die vierte Zeile ist die wichtigste. Ein System, das seine Grenze nicht kennt, gehört nicht in Ihren Betrieb.

Im Detail

Die fünf, mit denen die meisten anfangen

Jedes davon hat eine eigene Seite mit Ablauf, Übergabepunkt und Grenzen.

ANF

Anfragen qualifizieren

Eine Anfrage trifft ein, über Formular, Portal, Mail oder Telefon.

SUP

Support-Agent für Chat und Telefon

Ein Kunde meldet sich außerhalb der Bürozeiten oder während im Büro bereits eine Warteschlange steht.

ONB

Onboarding von Kunden und Mitarbeitenden

Ein Vertrag ist unterschrieben oder eine Zusage ist erteilt.

DOK

Dokumente auslesen und einpflegen

Ein PDF, ein Scan oder eine Mail mit Anhang trifft ein.

REP

Reporting und Wochenlage

Ein fester Termin in der Woche, oder ein vereinbarter Schwellenwert wird überschritten.

Branchenübergreifend

Sieben Systeme, die überall greifen

Diese Vorgänge sehen in jedem Betrieb ähnlich aus. Nur die Bezeichnungen und die angebundenen Systeme unterscheiden sich.

ANF Anfragen qualifizieren Auslöser: Eine Anfrage trifft ein, über Formular, Portal, Mail oder Telefon. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Aufnehmen
Rückfragen stellen
Einordnen
Weiterleiten
Übergabe

Sobald Bedarf, Budget und Zeitrahmen geklärt sind, geht der Vorgang mit vollständiger Notiz an einen Menschen.

Anbindung
Formular
Postfach
Telefonie
CRM
Nicht im Zug Keine Preiszusagen, keine Vertragsauskünfte, keine Absage an Interessenten ohne menschliche Freigabe.

System im Detail ansehen
SUP Support-Agent für Chat und Telefon Auslöser: Ein Kunde meldet sich außerhalb der Bürozeiten oder während im Büro bereits eine Warteschlange steht. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Anliegen aufnehmen
Gegen die Wissensbasis prüfen
Beantworten oder eskalieren
Protokoll ablegen
Übergabe

Ab der zweiten Rückfrage ohne belastbare Antwort übernimmt ein Mensch, mit vollständigem Gesprächsverlauf.

Anbindung
Telefonie
Chat
Postfach
Ticketsystem
Wissensbasis
Nicht im Zug Keine Kulanzentscheidungen, keine Zusagen zu Preisen und Fristen, keine Auskunft zu laufenden Verträgen.

System im Detail ansehen
ONB Onboarding von Kunden und Mitarbeitenden Auslöser: Ein Vertrag ist unterschrieben oder eine Zusage ist erteilt. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Unterlagen anfordern
Vollständigkeit prüfen
Zugänge und Termine anlegen
Status melden
Übergabe

Fehlt eine Unterlage nach zwei Erinnerungen, landet der Fall auf dem Tisch der zuständigen Person.

Anbindung
Postfach
Kalender
Dateiablage
CRM oder Personalsystem
Nicht im Zug Keine Bonitäts- oder Eignungsentscheidungen. Gesundheits- und Bewerbungsdaten nur nach gesonderter Vereinbarung.

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TIC Ticketing und Eskalation Auslöser: Eine Meldung landet im Postfach, per WhatsApp oder über ein Formular. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Erfassen
Kategorisieren
Priorisieren
Zuständigkeit zuweisen
Übergabe

Alles ab der vereinbarten Dringlichkeitsstufe geht sofort und zusätzlich per Anruf an die Bereitschaft.

Anbindung
Postfach
WhatsApp Business
Ticketsystem
Partnerverzeichnis
Nicht im Zug Keine eigenständige Beauftragung von Partnerbetrieben oberhalb eines vereinbarten Betrags.
DOK Dokumente auslesen und einpflegen Auslöser: Ein PDF, ein Scan oder eine Mail mit Anhang trifft ein. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Dokumenttyp erkennen
Felder auslesen
Gegen den Bestand prüfen
In das Zielsystem schreiben
Übergabe

Bei unsicherer Erkennung wird nicht geschrieben, sondern zur Prüfung vorgelegt.

Anbindung
Postfach
Dateiablage
CRM
Warenwirtschaft
Buchhaltung
Nicht im Zug Keine automatische Freigabe von Zahlungen, keine Änderung bestehender Stammdaten ohne Bestätigung.

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CON Content-Erstellung mit Freigabe Auslöser: Ein neues Objekt, Produkt oder Thema steht an. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Daten sammeln
Entwurf erzeugen
Gegen Ihre Vorgaben prüfen
Zur Freigabe vorlegen
Übergabe

Nichts geht ungeprüft nach außen. Jeder Entwurf braucht eine menschliche Freigabe.

Anbindung
CRM oder Produktdatenbank
Bildablage
Social- und Newsletter-Werkzeuge
Nicht im Zug Keine Aussagen zu Preisen oder Rechtslagen, keine Zusicherungen, keine Veröffentlichung ohne Freigabe.
REP Reporting und Wochenlage Auslöser: Ein fester Termin in der Woche, oder ein vereinbarter Schwellenwert wird überschritten. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Quellen zusammenführen
Auffälligkeiten markieren
Bericht erzeugen
Verteilen
Übergabe

Der Bericht benennt Auffälligkeiten und Fragen. Entschieden wird im Team.

Anbindung
CRM
Ticketsystem
Buchhaltung
Tabellen
Nicht im Zug Keine Bewertung einzelner Mitarbeitender, keine Leistungsprofile von Personen.

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Nach Branche

Wie das im Alltag aussieht

Dieselben Prinzipien, übersetzt in die Sprache und die Werkzeuge Ihrer Branche.

Maklerbüros und Hausverwaltungen

Unsere Referenzbranche. Hier sind die Prozesse am dichtesten dokumentiert.

IMM-A Portalanfragen qualifizieren Auslöser: Eine Anfrage aus einem Immobilienportal oder von der eigenen Website trifft ein. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Anfrage aufnehmen
Bedarf, Finanzierungsstand und Zeitrahmen erfragen
Einordnen
Termin vorbereiten
Übergabe

Nur Interessenten mit geklärtem Bedarf und Zeitrahmen landen im Kalender Ihrer Berater.

Anbindung
Portale
Website-Formular
onOffice oder Propstack
Kalender
Nicht im Zug Keine Bonitätsprüfung, keine Absage an Interessenten, keine Aussage zu Kaufpreisen oder Provisionen.
IMM-B Mieter-Support und Störungsmeldungen Auslöser: Ein Mieter meldet einen Schaden per Mail, Telefon oder WhatsApp. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Meldung aufnehmen
Dringlichkeit einordnen
Objekt und Zuständigkeit zuordnen
Partnerbetrieb oder Bereitschaft informieren
Übergabe

Notfälle wie Wasser oder Heizungsausfall gehen sofort und zusätzlich per Anruf an die Bereitschaft.

Anbindung
Postfach
WhatsApp Business
Ticketsystem
Partnerverzeichnis
Nicht im Zug Keine Kostenzusagen, keine Beauftragung oberhalb des vereinbarten Betrags, keine Aussagen zur Mietminderung.
IMM-C Aktenpflege im CRM Auslöser: Daten liegen parallel in Portalen, im Postfach und in Tabellen. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Quellen anbinden
Objekt- und Kontaktdaten erfassen
Gegen den Bestand abgleichen
Akte aktualisieren
Übergabe

Bei Widersprüchen zwischen zwei Quellen wird nicht überschrieben, sondern vorgelegt.

Anbindung
onOffice
Propstack
Portale
Postfach
Nicht im Zug Keine Löschung von Datensätzen, keine Änderung an Eigentümerdaten ohne Bestätigung.
IMM-D Exposé- und Objekttexte Auslöser: Ein neues Objekt wird aufgenommen. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Objektdaten und Grundrisse auslesen
Entwurf erzeugen
Gegen Ihre Textvorgaben prüfen
Zur Freigabe vorlegen
Übergabe

Jeder Text geht erst nach Freigabe durch Ihr Team in die Vermarktung.

Anbindung
CRM
Bildablage
Portale
Nicht im Zug Keine Angaben zu Energiewerten, Baujahr oder Flächen, die nicht aus einer geprüften Quelle stammen.
IMM-E Markt- und Akquisesignale Auslöser: Sie wollen früher erfahren, wo sich im Bestandsgebiet etwas bewegt. Eintrag öffnenEintrag schließen
Ablauf
Öffentliche Quellen beobachten
Signale filtern
Nach Relevanz sortieren
Wochenübersicht zustellen
Übergabe

Die Übersicht schlägt vor, wen Sie ansprechen könnten. Die Ansprache bleibt bei Ihnen.

Anbindung
Öffentliche Portale und Register
CRM
Tabellen
Nicht im Zug Keine automatisierte Kaltansprache, keine Verarbeitung von Daten aus unzulässigen Quellen.

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Vor der Entscheidung

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Nicht nur uns. Wenn jemand bei einer davon ins Schwimmen kommt, wissen Sie genug.

Wo genau liegen unsere Daten, und wer verarbeitet sie? Antwort öffnenAntwort schließen

Bei uns: Hosting innerhalb der EU, Datenbank in Frankfurt, AVV nach Art. 28 DSGVO. Wer das nicht in einem Satz beantworten kann, weiß es selbst nicht.
Was passiert mit dem System, wenn wir die Zusammenarbeit beenden? Antwort öffnenAntwort schließen

Bei uns bleibt es stehen. Dokumentierte Übergabe, kein Lizenzschlüssel, den wir abschalten.
An welcher Stelle entscheidet die Software, und an welcher ein Mensch? Antwort öffnenAntwort schließen

Jeder Eintrag oben nennt den Freigabepunkt und das, was das System nicht tut. Wer diese Grenze nicht benennen kann, hat sie nicht gezogen.
Wer haftet, wenn das System einen Fehler macht? Antwort öffnenAntwort schließen

Deshalb entscheidet bei uns nichts autonom, was jemand verantworten muss. Alles mit Konsequenz bekommt vorher eine menschliche Freigabe.
Was passiert, wenn Ihr Anbieter die Preise verdoppelt? Antwort öffnenAntwort schließen

Wir bauen ohne Vendor-Lock-in, wo es geht. Austauschbare Bausteine statt einer Plattform, die Sie später nicht verlassen können.
Können wir nachvollziehen, was das System entschieden hat, und warum? Antwort öffnenAntwort schließen

Jeder Vorgang wird protokolliert und ist im Zielsystem nachvollziehbar. Ein System, dessen Entscheidungen niemand prüfen kann, ist kein System, sondern ein Risiko.

Beweislage

Was hier steht und was nicht

Die Einträge beschreiben Systeme, die wir bauen, und die Regeln, nach denen sie arbeiten. Systeme laufen bereits im Aufbau und im Betrieb. Ein Eintrag trägt den Vermerk „Live im Betrieb“ aber erst, wenn ein Kunde die Nennung freigibt. Öffentliche Namen und Kennzahlen nennen wir erst nach Freigabe. Bis dahin sprechen wir über Systeme und Arbeitsweise, nicht über erfundene Erfolgsgeschichten.

Ihr Fall steht nicht dabei? Die meisten Systeme entstehen als Zuschnitt aus mehreren dieser Bausteine.